关于工程款支付确认函_工程款支付确认书

# 工程款支付确认函的五个关键步骤

## 第一步：确认函的基本结构

写工程款支付确认函需要先确定基本格式。标题要写清楚项目名称，比如“XX工程款支付确认函”。开头要写明发函目的，比如确认付款进度或催收款项。

正文要分段落说明具体内容。第一段可以感谢对方的合作，第二段列出已支付的金额和时间，第三段提醒未支付的款项。结尾要留下联系方式，并附上签名和公章。

写的时候要注意分段清晰。每个段落只说一件事，比如付款情况单独成段，未付款提醒另起一段。段与段之间用空行隔开，方便阅读。

## 第二步：核心内容必须包含的要点

确认函必须包含六个关键信息。第一是已付金额，要精确到元和日期。比如“2023年8月5日支付50万元”。第二要说明付款方式，是银行转账还是现金支付。

第三要附上付款证明。银行流水单或收据复印件需要和确认函一起寄送。第四要写明合同编号，说明这次付款符合哪份合同的条款。

如果有未付的款项，第五点要写清楚剩余金额和最后期限。比如“还有30万元需在9月1日前支付”。第六点要提醒违约后果，可以写“逾期将按合同收取违约金”。

## 第三步：语气处理的三个技巧

写确认函的语气要礼貌但坚定。开头用“感谢贵公司支持”这样的礼貌用语，中间用“请及时支付”代替“必须付款”。结尾可以写“期待继续合作”保持友好态度。

提醒未付款时要用事实说话。不要说“你们拖欠款项”，改成“目前尚有30万元未结清”。把问题归结为客观情况，而不是指责对方。

重要内容要重复强调。在信件开头和结尾都要提到关键时间节点。比如开头写“请于9月1日前处理”，结尾再写“请务必在截止日前完成”。

## 第四步：法律效力的四个保障

让确认函具备法律效力要注意四个要点。第一必须加盖公司公章，只有签名的文件可能被质疑。第二要使用公司正式信头纸打印，显示文件真实性。

第三要引用具体法律条款。比如写上“根据民法典第509条，当事人应按约定履行义务”。第四要留存寄送记录，最好用EMS快递并保存底单。

如果对方超过付款期限，可以在新函件中写明“将保留法律追诉权”。但不要直接威胁起诉，保持专业态度。

## 第五步：常用模板和修改建议

这里提供基础模板供参考：

【公司信头】

工程款支付确认函

致[对方公司名称]：

感谢贵司完成XX项目施工。根据2023-008号合同，我方已于8月5日支付工程款80万元（转账凭证见附件）。剩余20万元请按约定在9月1日前支付。

如有疑问请于3个工作日内联系王经理，电话13812345678。期待继续合作。

此致

敬礼

XX建筑工程公司

2023年8月10日

（公章）

修改时要注意三点：第一替换方括号内容，第二检查金额日期是否准确，第三添加公司logo和联系方式。每次发送前要让法务人员审核，避免文字漏洞。

## 常见问题解决办法

如果对方迟迟不确认收款，可以电话跟进后补发挂号信。对于争议款项，要在函件中注明“该笔支付不代表对工程质量的认可”。多次催款无果时，建议在函件中加入“将暂停后续合作”的说明。

定期整理发送记录很重要。建议建立跟踪表格，记录每次发函日期、方式和对方反馈。超过3次催款未果时，应考虑正式发律师函。

通过这五个步骤，可以写出合法有效、表述清晰的工程款确认函。既能维护自身权益，又能保持业务关系。关键是要做到内容完整、语气得当、证据充分。遇到复杂情况时，及时咨询专业律师最稳妥。