催款函_催款函回执单怎么写

**如何正确撰写催款函：五个关键要点详解**

**一、催款函是什么**

催款函是债权人发给债务人的正式文件。当债务人没有按时还钱时，债权人会用这种文件提醒对方还钱。催款函需要写清楚标题和编号，写明双方单位的全名和银行账号，详细说明要收多少钱，给出处理建议，最后要盖章签字并写上日期。写的时候要保持礼貌，但也要明确告诉对方不还钱可能会有法律问题。

根据《中华人民共和国民法典》第六百七十六条，如果借钱的人不按时还钱，就要按约定或者国家规定付延迟利息。这条法律给催款函提供了依据，说明催款是合法权利。

**二、催款函怎么写**

写催款函要注意五个重点：

1. **标题和编号**

标题要简单直接，比如“关于XX项目尾款支付的催款函”。加上编号方便以后查找和联系。

2. **双方信息**

必须准确写出债权人和债务人的全名、地址、电话和银行账号。信息错了可能导致催款函无效。

3. **催款内容**

要写清楚合同里约定了多少钱、什么时候付、已经付了多少、还剩多少没付。要明确说对方没按时付钱，并表达希望尽快解决的意愿。

4. **处理建议**

可以要求对方在指定时间内付清尾款，或者提出分期付款等解决办法。这样既显得有诚意，又给了对方明确的方向。

5. **盖章和日期**

最后要盖公司公章，写上发函日期。盖章能让催款函具有法律效力，日期能帮助跟踪后续进展。

**三、催款函的标准格式**

法律没有规定固定格式，但好的催款函应该包含这些部分：

1. **标题和编号**

第一行写“催款函”，后面加上编号比如“2023-001”。

2. **双方基本信息**

写清债权人、债务人的名字、地址、联系方式。如果是公司，要写全称和统一信用代码。

3. **催款说明**

分三点说清楚：

- 合同编号、签合同的时间、原本约定的付款时间和金额

- 现在欠了多少钱、欠了多久，附上对账单或合同复印件

- 强调债权人已经完成自己的责任，但对方没按时付钱

4. **具体要求**

明确要求对方在几月几日前付清多少钱。可以说明如果超期，每天要加收多少利息或违约金。

5. **法律提醒**（可选）

提醒对方如果不付钱，可能会起诉或者申请冻结财产。但不要用威胁的语气，只要客观说明后果。

6. **附件**

附上合同关键页、对账单、验收单等证据。

7. **落款**

公司负责人签字，盖公章，写上当天日期。

**四、催款函的语气怎么控制**

写催款函最难的是把握态度。太软了对方不重视，太硬了可能破坏合作。这里有三个技巧：

1. **开头礼貌客气**

用“请”“感谢合作”等词语。比如：“感谢贵司一直以来对本项目的支持。我们注意到，根据合同约定，尾款应于2023年6月30日前支付。”

2. **中间明确事实**

用数字和日期说话，避免模糊表达。不要说“你们拖了很久”，而是写“截至2023年7月15日，仍有人民币贰拾万元整（￥200,000）未支付”。

3. **结尾留有余地**

最后可以加一句：“如有特殊情况，请于3个工作日内与我们联系协商。”这样既保持压力，又给了对方解释的机会。

注意不要写侮辱性的话，比如“恶意拖欠”“老赖”等词语。如果第一次催款没结果，后续催款函可以逐渐加强语气。

**五、尾款支付的全流程**

尾款支付一般分五步走：

1. **验收合格**

工程做完后，双方要一起检查质量。比如装修房子后，业主要确认瓷砖贴好了、水电没问题，再签字验收。

2. **核对账单**

施工方要整理所有花费清单，包括材料费、人工费、之前收到的预付款。业主需要仔细检查每笔钱是否合理。

3. **提交申请**

施工方填写支付申请表，附上验收单、结算单，交给业主的财务部门。申请表要写清要付多少钱、付到哪个账户。

4. **审批打款**

业主公司内部要走流程，可能需要项目经理、财务总监、总经理层层签字。通常需要3-5个工作日。

5. **确认存档**

钱到账后，双方要保留转账记录、收据。这些材料要保存至少两年，防止以后有纠纷。

如果合同里没写清楚付款时间，可以参考《民法典》第四百七十条。这条规定合同应该包含付款时间、方式、违约责任等内容。所以签合同时一定要写清尾款怎么付、什么时候付。

**总结**

写催款函就像走平衡木：既要合法合规，又要考虑人情关系。记住三个核心原则——证据齐全、语气得当、流程规范。第一次催款尽量温和，如果多次催收无果，就要准备好合同、对账单、催款函复印件，走法律途径解决。遇到复杂情况时，最好咨询专业律师，避免自己操作失误。