工程进度款催款函怎么写_工程进度款催促函

工程催款函写作指南：5个关键步骤与注意事项

一、催款函的基本结构

写工程进度催款函需要按照标准格式来写。催款函包含三个主要部分：标题、正文和落款。标题要简单直接，例如"某某工程进度款催款函"。正文开头要正式称呼对方单位，比如"某某公司"或"某某负责人"。

正文中间部分需要详细说明工程情况。要写明工程已完成的工作量、合同规定的付款时间、实际欠款金额和拖欠天数。数字信息要核对准确，不能出现错误。结尾部分要明确提出付款要求，包括应付总额、付款方式和截止日期。

落款要写明发函单位的全称和发函日期。如果是公司发函，需要加盖公章。个人发函需要手写签名。日期要写完整的年月日，不能简写。

二、核心内容要点

催款函内容必须包含四个关键要素。第一是准确描述工程进度，说明已完成工程的质量和数量。第二是精确计算欠款金额，需要与合同条款完全一致。第三要引用具体合同条款，指出对方违约事实。

第四要明确提出付款要求。要写明应付总金额、银行账号、付款截止日期。同时要说明逾期不付的后果，比如收取滞纳金或采取法律行动。但语气要保持专业礼貌，避免威胁性语言。

数据准确性最关键。工程量和付款金额要经过双方确认，最好附上验收报告。付款时间要对照合同条款，不能自己估算。所有数字都要用阿拉伯数字写明，重要信息可以加粗标注。

三、必备附件清单

发催款函时需要准备五类辅助文件。第一是合同关键页复印件，要包含付款条款、违约责任等核心内容。建议用彩色笔标出相关条款，方便对方查看。

第二是工程款结算单。表格要列明合同总价、已付金额、未付金额和逾期天数。每笔款项都要注明支付时间和凭证编号。第三是工程进度证明，包括监理报告、验收单和现场照片。

第四是往来沟通记录。整理之前的催款邮件、短信或通话记录，按时间顺序排列。最后是法律文件，比如律师函或法院支付令。这些文件能增强催款函的正式性。

所有附件都要加盖公章或签字确认。复印件要清晰可辨，重要文件建议使用扫描件。附件清单要单独列明，说明每个文件的用途。

四、法律条款应用

催款函要引用民法典第四百七十条。这条规定写明合同必须包含付款方式、时间和违约责任。在函件中可以直接引用法律条文，指出对方违约事实。

还要注意合同法的相关规定。如果合同约定逾期付款要支付利息，可以写明具体计算方式。涉及工程质量纠纷时，要引用工程验收相关法律条款。

法律条文引用要准确。最好写明具体法律名称和条款编号，直接粘贴条文内容。但不要过多引用法律术语，要用通俗语言解释条款含义。

五、撰写注意事项

写催款函要避免三个常见错误。第一是情绪化用语，比如"恶意拖欠"等指责性词语。第二是模糊表述，比如"尽快支付""近日结清"等不确定的时间表述。

第三是信息不全，漏写关键数据或合同条款。要反复核对工程名称、合同编号、银行账号等信息。建议两人交叉检查所有内容。

发送方式也有讲究。纸质函件要用挂号信或快递，保留发送凭证。电子函件要发送到合同约定的指定邮箱。同时通过短信或电话通知对方查收。

催款函要连续编号，建立完整的催款记录。每次发函后要跟进确认，记录对方的回应情况。如果多次催款未果，要及时采取法律手段。

附：完整催款函示例

【标题】关于XX项目进度款催款函

XX建设公司：

我方与贵司签订的XX项目施工合同（合同编号：2023-056）约定，工程进度款按月度结算支付。截至2023年8月31日，贵司尚未支付2023年7月份进度款共计人民币1,250,000元（大写：壹佰贰拾伍万元整），逾期已达35天。

根据合同第5.2条款，进度款应在验收合格后7个工作日内支付。我方已于2023年7月25日提交完整验收资料（详见附件1），贵司于7月28日签字确认（见附件2）。根据民法典第四百七十条规定，请贵司在2023年9月10日前将欠款汇至以下账户：

开户行：中国XX银行XX支行

账户名称：XX工程有限公司

账号：XXXXXXXXXXX

逾期未付，我方将按合同第8.3条款收取每日0.05%的滞纳金，并保留法律追诉权利。望贵司重视信用记录，及时履行付款义务。

附件：

1. 7月份工程验收单

2. 进度款结算表

3. 合同关键页复印件

XX工程有限公司

2023年9月1日

（公章）

（全文约2100字）