工程进度款催款函委婉联系函_工程进度款催收函

如何写好工程进度款催款函（2000字完整指南）

一、催款函的标准格式

催款函需要按照标准格式来写。标题要简单说明内容。比如可以写"XX工程进度款支付联系函"。这样对方一看就知道是什么事情。

正文开头要礼貌称呼对方。可以说"尊敬的XX公司"或者"XX经理"。接着说明发函目的。比如"本次联系主要沟通工程款支付事宜"。不要绕圈子，直接说重点。

中间部分要讲清楚具体情况。要说明工程做到哪个阶段，合同规定什么时候付款，实际没收到多少钱。比如写"项目已完成主体结构施工，按合同应在5月1日前支付300万元工程款，但目前尚未收到这笔款项"。

结尾要表达希望对方尽快付款的意思。可以写"恳请贵方尽快安排款项支付"。最后要留联系方式，比如联系人电话和邮箱。方便对方有问题及时沟通。

落款要写清楚发函单位名字和日期。如果是公司发的函，需要盖公司公章。个人发函要手写签名。注意日期要写发函当天的实际日期。

二、写催款函的四个关键点

第一是信息要准确。工程进度要写具体完成情况，不能大概说"基本完成"。付款金额要精确到元，不能写"大约三百万"。时间要写清楚年月日，不能只说"上个月"。

第二是要求要明确。要直接写出要收多少钱，最晚什么时候付。比如写"请于2024年6月15日前支付工程款150万元整"。付款方式也要写明白，是银行转账还是支票支付。

第三是语气要客气。即使对方拖欠款项，也不能在信里骂人。可以用"望尽快处理"代替"必须马上付钱"。可以说"理解贵方资金周转压力"，但"项目进度急需资金支持"。

第四要符合法律规定。可以引用民法典第五百七十九条关于付款义务的条款。但不要乱写法律条文，引用时要核对清楚条款内容。不确定的话最好咨询律师。

三、容易踩中的三个法律问题

第一个是超过追款期限。民法典规定催款要在三年内进行。比如对方2021年欠的钱，到2024年还没催过，就可能要不回来了。所以每次催款都要留记录。

第二个是证据保存不当。催款函要复印三份。一份寄给对方，一份自己留着，一份给律师。寄快递要选能查签收记录的，比如用EMS并保存好回执单。

第三个是内容写得不合法。不能在信里威胁对方，比如写"不付款就找人收拾你"。也不能乱编事实，明明只欠150万却说欠200万。这些都会惹上官司。

四、处理付款纠纷的实用方法

发现对方没按时付款时，要先核对合同。看是不是自己记错付款时间。有时候可能是工程进度没达到合同要求，对方才不付款。

确认对方确实欠款后，先打电话沟通。可能对方只是忘记付款，或者财务流程慢。电话联系时记得做记录，记下接电话人的姓名和答复内容。

如果电话催款没效果，再发正式催款函。函件要用公司抬头纸打印，按标准格式写。发函后过一周再打电话确认是否收到，并跟进处理进度。

多次催款仍不解决的话，就要考虑法律途径。这时候需要把合同、催款记录、工程验收单等材料整理好。建议先找专业律师咨询，再决定是否起诉。

五、催款函模板和使用说明

这里提供一个简单模板供参考：

[公司名称]

[地址]

[联系电话]

[日期]

致[欠款方名称]：

关于[项目名称]工程进度款支付的函

我方已完成[具体工程内容]，根据[合同编号]号合同第[条款号]条约定，贵方应于[约定付款日期]前支付工程进度款[金额]元。截至本函发送日，尚未收到该笔款项。

请贵方于[要求付款日期]前将款项汇至以下账户：

开户行：[银行名称]

账号：[银行账号]

户名：[账户名称]

如已支付请忽略本函。若有疑问请联系[联系人姓名]，电话[联系电话]，邮箱[电子邮箱]。

此致

[发函单位名称]

（公章）

使用模板时要注意三点：第一要替换所有方括号内容，第二要核对金额和日期，第三重要事项用加粗或下划线标出。不同情况可以调整内容，但基本结构不要改动。

写完后最好让同事帮忙检查。重点看数字有没有写错，时间对不对，有没有错别字。特别是公司名称和银行账号不能出错。

寄送时选择能查询进度的快递。寄出后三天查一次物流信息，确认对方已签收。如果超过一周没回复，可以再次电话联系确认收件情况。

保存好所有相关材料。包括催款函原件、快递单、签收记录、后续沟通记录等。这些都可能成为以后打官司的证据。建议专门建个文件夹存放这些资料。

遇到复杂情况要及时求助。比如对方提出工程质量问题拒绝付款，或者对工程进度有异议。这时候不要自行处理，应该联系项目经理和律师共同商量对策。

通过正确使用催款函，既能维护自身权益，又能保持合作关系。关键是要及时沟通、保留证据、依法行事。希望这份指南能帮助大家有效处理工程款催收问题。