公司对公司催款函模板_公司对公司催款函模板范文

# 公司催款函的正确写法与注意事项

## 一、催款函的标准格式与核心要素

每个公司都可能遇到客户拖欠款项的情况。写一份正式的催款函能有效推进问题解决。我们先来看催款函的基本结构：

开头需要完整填写双方信息。你的公司名称要写全称，地址精确到街道门牌号。日期建议用"2024年3月15日"这样的数字格式，比"二零二四年三月十五日"更清晰。

正文第一段要直接说明情况。可以这样写："根据2023年5月签订的供货合同，贵公司应在2024年1月31日前支付85万元货款。到今天为止，我们还未收到这笔钱。"这里要注意三点：写清合同名称、付款截止日期、具体金额。

中间段落要提出明确要求。例如："请贵公司在收到本函后10个工作日内完成付款。如果继续拖延，我们将按合同收取每天0.05%的违约金。"同时要留协商余地："如果遇到特殊情况，请立即联系我们的财务部王经理协商。"

结尾要保持专业形象。可以用："我们重视与贵公司的合作，相信这次问题能得到妥善解决。有任何疑问请随时拨打020-12345678咨询。"

## 二、如何让催款函具备法律效力

写催款函不仅要收回欠款，还要为可能的法律程序做准备。这里有三个关键点：

第一，必须引用合同条款。找出合同里关于付款时间和违约责任的原文，比如："根据合同第七条第二款，买方逾期付款需按日支付万分之五违约金。"这样能证明催款有依据。

第二，保存发送证据。用邮政挂号信寄送，要求回执单。如果是电子邮件，要打开已读回执功能。通话催款后要补发书面函件，并注明"如对通话内容有异议，请于3日内书面回复"。

第三，注意措辞分寸。避免写"再不付款就去法院告你们"这种威胁语句，可以改为："若在15日内仍未收到款项，我们将不得不采取法律手段维护权益。"既表明态度，又不触犯法律。

## 三、用礼貌语气维护合作关系

催款时要兼顾效果和关系维护。试试这些技巧：

称呼用"贵公司"比"你们公司"更正式。开头可以写："感谢贵公司长期以来的支持。关于2023年度第三季度货款......"先肯定合作，再切入正题。

说明问题时用客观表述。不要说"你们故意拖欠"，改成"目前账款已逾期45天"。用数字说话既专业又避免冲突。

提供解决方案时展现灵活性。例如："如果资金周转困难，可选择分两期支付：4月30日前付50万元，5月31日前付清余款及利息。"

结尾表达信任："相信以贵公司的信誉，会尽快处理此事。期待继续合作。"附上多个联系方式，包括电话、邮箱、微信，方便对方沟通。

## 四、催款函必备的六个关键内容

完整的催款函需要包含这些要素：

1. 双方完整信息：你的公司名称、地址、联系人、电话；对方公司名称和负责人

2. 合同基本信息：合同编号、签订日期、服务内容

3. 欠款明细：应付金额、已付金额、逾期金额、逾期天数

4. 付款要求：最后期限、付款方式、收款账户

5. 违约后果：是否收取利息、是否暂停合作、法律措施

6. 协商通道：联系人、联系电话、回复期限

举例说明：假设某设备公司催款，应写明"2023年XX型号机床货款"，而不是笼统写"设备款"。逾期利息要注明计算方式，如"按年利率4.35%计算"。

## 五、避免常见错误与提升催款效果

很多公司催款失败是因为犯了这些错误：

错误1：忘记写付款账户信息。正确做法是在函件末尾用加粗字体写明："汇款请至：中国工商银行广州分行，账号6222023602001234567，户名：XX机械有限公司"

错误2：使用情绪化语言。比如"多次催款置之不理"带有指责意味，应改为"我们于1月5日、1月20日两次发送付款提醒，尚未收到回复"

错误3：没有设定明确期限。不要写"请尽快支付"，而要写"请于2024年4月15日前支付"

提升效果的小技巧：

- 随函附上合同复印件和往来对账单

- 用公司抬头纸打印并加盖公章

- 重要内容用下划线或加粗标注

- 跟进记录：在函件注明"本函为第三次书面通知"

最后提醒：如果欠款超过合同金额的30%，或逾期超过90天，建议直接委托律师处理。对于长期合作的重要客户，可以约见面谈，当面递送催款函以示重视。

通过以上方法，企业既能专业地催收账款，又能最大限度维护客户关系。记住催款不是目的，而是促进合同履行的手段。保持专业、耐心、有理有据的态度，才能实现双赢结果。