催工程款联系函格式范文_催要工程款的函怎么写

催工程款联系函的正确写法与注意事项

一、催款函的基本结构

催工程款联系函是追讨工程款的重要文件。这类文件需要遵守固定格式。我们先看基本结构。标准催款函包含七个部分：文件编号、双方信息、欠款说明、还款要求、法律提醒、协商意愿、落款日期。

文件编号要写在最前面。这个编号帮助双方跟踪文件处理进度。接下来要写明对方公司的全称。公司名称不能写错字或简称。正文开头要说明双方签订的合同名称。要准确写出合同全称和签订日期。

欠款金额要用数字和文字两种方式写清楚。比如"人民币伍拾万元整（500,000元）"。付款截止日期要具体到年月日。如果对方已经超过付款期限，需要写明超期天数。

二、格式的七个关键点

写催款函要注意七个格式要求。第一是使用正式信函格式。要用公司抬头纸打印，保证字体清晰。第二是标题要直接写明"催工程款联系函"，不要用其他名称。

第三要准确填写双方信息。债权人信息包括公司名称、地址、联系人电话。债务人信息要写注册的公司全称。第四要详细说明欠款情况。要写出工程名称、合同编号、完工日期等信息。

第五要设定新的付款期限。这个期限要合理，一般给7-15天时间。第六要引用具体法律条文。民法典第六百七十六条和第八百零七条最常用。第七要提供多种联系方式。包括电话、邮箱、办公地址。

三、内容的五个核心要素

内容方面有五个重点。第一要确认双方身份。写明"甲方"和"乙方"的具体名称。如果是分公司欠款，要注明总公司信息。

第二要完整说明欠款细节。包括合同总金额、已付金额、未付金额。要列出每笔应付款项的到期日。第三要明确催款要求。写出最后付款日期和付款方式。银行转账要写明账户信息。

第四要说明法律后果。可以写"逾期将按每日千分之三收取违约金"。要注明可能采取的法律手段。第五要表达协商意愿。可以写"欢迎来电协商还款计划"。

四、法律效力的三个保障方法

保证法律效力要注意三点。第一要使用EMS寄送。在快递单上写明"催款函"字样。要保存好快递回执和签收记录。第二要由法人代表签字。加盖公司公章比部门章更有效。

第三要引用正确法律条款。民法典第八百零七条规定工程款优先受偿权。第六百七十六条明确逾期利息责任。这些条款能增强文件效力。

五、常见问题解答

问题一：对方不签收怎么办？

答：可以尝试多种送达方式。用挂号信和电子邮件同时发送。在报纸上刊登催款公告。

问题二：催款函会中断诉讼时效吗？

答：发送催款函能产生时效中断效果。但需要证明对方确实收到文件。快递回执和签收记录是关键证据。

问题三：内容写错了怎么办？

答：立即发更正函说明情况。更正函要标注原函件编号。重大错误需要重新发送完整催款函。

问题四：个人项目怎么发催款函？

答：个人名义发出的催款函同样有效。需要附上身份证复印件和合同副本。最好通过公证处发送。

问题五：对方提出异议如何处理？

答：要求对方书面回复异议内容。收到异议后要在15个工作日内答复。双方存在争议时应暂停催款程序。

写催款函的实用技巧

1. 使用表格列明欠款明细

制作表格列出每期应付款项。包括合同金额、已付金额、未付金额、应付款日期。表格能让对方快速了解欠款情况。

2. 附加关键文件复印件

随函附上合同关键页复印件。包括签字页、付款条款页、验收证明。提供银行账户信息页方便对方付款。

3. 设定分期还款方案

如果对方有还款困难，可以给出分期计划。比如分三期付清，每期支付三分之一。要注明分期方案需要书面确认。

4. 注明利息计算方式

写明利息起算日期和计算标准。例如"自2023年1月1日起按LPR四倍计算"。要提供利息计算示例。

5. 使用双重时间节点

设定两个时间节点。例如"请在7日内确认还款计划，15日内完成支付"。这样既给协商时间又保证效率。

特殊情况处理办法

情况一：工程质量争议

对方以质量问题拒付时，催款函要注明"付款与质量争议分开处理"。要求对方按合同约定付款，质量问题另案解决。

情况二：公司主体变更

债务人公司名称变更时，要同时写新旧公司名称。注明"原XX公司现变更为XX公司"。

情况三：合同条款模糊

当付款条款不明确时，要按行业惯例解释。例如注明"按进度付款指完成每阶段验收后7日内支付"。

情况四：对方负责人失联

遇到这种情况要同时发送多个地址。包括注册地址、办公地址、负责人住宅地址。在函件中写明"请现任负责人签收"。

后续跟进措施

1. 发送后3日电话确认

寄出函件后第3个工作日打电话确认。询问是否收到文件，了解对方还款计划。

2. 制作催款记录表

建立跟踪表格记录每次催款情况。包括发送日期、方式、对方回应内容、后续计划。

3. 定期发送提醒

每周发送一次还款提醒。内容要简短，例如"距最后付款日还剩5个工作日"。

4. 准备法律文件

在付款截止日后立即准备起诉材料。包括催款函副本、快递记录、合同复印件等。

5. 申请财产保全

对有转移财产迹象的债务人，要及时申请诉前保全。冻结对方银行账户或不动产。

注意事项提醒

1. 注意三年诉讼时效

工程款纠纷诉讼时效为三年。每次催款可以中断时效重新计算。

2. 区分工程款与借款

工程款催款要注明合同编号、项目名称。避免与普通借款混淆。

3. 保留沟通证据

所有通话要录音，见面要写会谈纪要。邮件往来要保存原始记录。

4. 注意送达有效性

重要文件要公证送达。对方拒收时，公证处能出具拒收证明。

5. 定期更新函件模板

根据新颁布的法律法规，每年更新催款函模板。特别是法律条款引用部分。

通过以上内容，我们详细说明了催工程款联系函的写作要点。在实际操作中，建议同时咨询专业律师。每个案件都有特殊性，需要根据实际情况调整文件内容。保持专业态度，既维护自身权益，也为后续合作保留空间。