催款通知函模板_催款通知函模板范本

【工程款催款通知函的五个核心要点】

一、催款函的基本结构要清晰

催款函需要包含五个主要部分。标题要写明"工程款催款通知函"这几个字。开头要写清楚对方公司的全名、地址和联系方式。中间部分要说明具体的欠款项目和金额。结尾要留出发函公司的名称和日期。

每个部分都有具体要求。标题要单独成行并加粗显示。对方信息要使用公司注册时的完整名称。欠款金额要同时用数字和汉字书写。比如："欠款金额：￥500,000元（伍拾万元整）"。最后要盖公司公章并让负责人签字。

二、欠款信息必须详细准确

写欠款情况时要包含三个关键信息。第一是工程项目的具体名称。第二是双方签订的合同编号和日期。第三是欠款总额的详细计算方式。这些内容要和原始合同保持一致。

金额部分要分开说明本金和利息。例如："本金：400,000元，利息（按年利率5%计算）：100,000元，合计：500,000元"。所有数字都要核对两遍，确保没有计算错误。如果合同里有违约金条款，也要单独列出来。

三、法律条款要正确引用

催款函必须引用正确的法律条文。《民法典》第807条是最常用的条款。这条规定发包方逾期付款时，承包方可以要求折价或拍卖工程。引用时要写清楚法律名称和具体条款号。

注意不要引用过时的法律。2021年1月1日之后都要用新版《民法典》。合同条款要和法律规定对应。比如工程验收标准对应《民法典》第799条，付款时间对应第626条。

四、语气措辞要专业得当

催款函要使用正式书面语。避免使用"马上还钱"等口语化表达。可以说"请于2023年12月31日前支付"。不能用威胁性语言，比如"不还款就让你倒闭"。这种话可能构成恐吓。

要给出明确的时间节点。比如"收到本函7个工作日内"。同时要保留协商余地，可以写"如有异议请5日内书面反馈"。提醒法律后果时要客观，比如"逾期将依法主张权利"。

五、法律程序要完整规范

发函前要检查三个程序要点。第一要确认合同约定的催款方式，是书面通知还是快递送达。第二要使用公司正式信头纸打印。第三要通过EMS寄送并保留快递单。

收到回执后要立即归档。如果对方超过期限未付款，要在3个月内起诉。注意建设工程优先受偿权的有效期是18个月。重大案件要提前做财产保全，防止对方转移资产。

【催款函常见问题解决方案】

问题一：对方不承认收到催款函

解决方法：使用邮政EMS寄送并要求回执。在快递单上写明"工程款催款通知函"字样。保留电子版发送记录。重要项目可以请公证处现场公证送达过程。

问题二：对方对欠款金额有争议

解决方法：在函件中附上对账单复印件。列出每笔进度款的计算明细。提供工程验收报告的扫描件。如有监理签字确认的文件也要一并附上。

问题三：对方拖延支付怎么办

解决方法：在函件中设定明确的最后期限。比如"请于2023年12月31日下午5点前支付至指定账户"。到期后立即发送第二封催告函。同时准备起诉材料。

问题四：合同条款不清晰如何处理

解决方法：在催款函中引用《民法典》第510条。该条款规定约定不明确时可以协议补充。同时注明将按交易习惯或国家标准执行。比如工程验收可按GB50300标准执行。

问题五：跨国工程款如何催收

解决方法：使用中英文对照版本。注明适用中国法律和管辖法院。通过DHL等国际快递寄送。重要项目要办理领事认证。涉及外汇的要注明结算货币和汇率标准。

【催款函模板使用注意事项】

1. 空白处都要填写完整

模板中的[]符号都要替换为具体内容。日期要写全年月日，不能只写"近日"。合同编号要带字母前缀，比如"HT-2023-001"。

2. 附件清单要列明

如果有补充协议、验收单等文件，要在函件最后注明附件清单。例如："附：1. 施工合同复印件（共8页）；2. 工程验收报告（2023年6月版）"

3. 语言版本要统一

中英文混合的合同要特别注意术语对应。比如"进度款"对应"Progress Payment"。专业术语要前后一致，不能混用不同表述。

4. 签章要规范

公章要盖在公司名称和日期上。法人签字要用蓝色墨水笔。如果有授权代表，要附上授权委托书复印件。

5. 发送记录要存档

保留快递单、签收截图、邮件回执等证据。重要函件要扫描存档并备份到云端。纸质版按时间顺序归档保存至少5年。

【催款函后续跟进步骤】

第一步：建立催款进度表

记录每次发函的日期和方式。登记对方的反馈情况。设置下次跟进的时间提醒。重大案件每周至少跟进两次。

第二步：准备法律文件

收集整理合同、付款凭证、验收单据等证据。制作证据清单和目录。提前撰写起诉状和财产保全申请书。

第三步：启动调解程序

向工程所在地住建局申请调解。通过行业协会出面协调。邀请双方共同信任的第三方参与协商。调解过程要全程录音。

第四步：发送律师函

委托律师事务所发出正式律师函。律师函要加盖律所公章和律师执业章。通过公证方式送达。律师函中要明确诉讼时效提醒。

第五步：正式提起诉讼

在被告所在地或工程所在地法院立案。诉讼请求要包括本金、利息、违约金和诉讼费用。同步申请冻结对方银行账户。

【特别提醒要点】

1. 注意3年诉讼时效

从约定付款期限届满开始计算。每次催款可以中断时效重新计算。要保留好每次催款的证据。

2. 优先受偿权要及时主张

在工程竣工或约定竣工日起18个月内主张。需要先书面催告，再向法院申请拍卖。

3. 质量争议要提前应对

对方可能以质量问题抗辩。催款前要确保通过验收程序。保留监理单位的质量确认文件。

4. 农民工工资问题要单独处理

如有涉及农民工工资，要向劳动监察部门备案。这部分款项享有优先支付权。

5. 涉外案件要注意时差

给海外公司发函要考虑对方工作日。重要时间节点要换算成当地时间。法律文书要提前办理认证手续。