公司的请款单怎么写_公司请款函

【企业请款单填写指南：五个核心要点全掌握】

一、第一印象很重要：标题怎么写

请款单最上方要写标题。标题要放在正中间位置。通常用公司名字加"请款单"三个字。例如"XX公司请款单"。标题要用加粗字体。字号要比正文大一号。这样做能让付款方快速了解文件用途。

二、基本信息别遗漏：双方信息填准确

标题下方要写清请款方信息。包括公司全称、联系人名字、联系电话。如果是工程款项，建议加上项目负责人姓名。收款方信息也要完整填写。银行账号、开户行名称要反复核对。这些信息写错会导致付款失败。

案例示范：

请款单位：北京XX建筑有限公司

联系人：王经理 138XXXX1234

开户银行：中国工商银行北京东城支行

银行账号：6222 1234 5678 9012

三、关键内容要突出：金额事由写明白

这部分要分三点写清楚。第一点写付款原因。比如"完成A项目第二阶段施工"。第二点写合同依据。可以写"根据2023年5月签订的施工合同第三条"。第三点写具体金额。数字要用大小写两种形式。例如"人民币伍万元整（¥50,000.00）"。

常见错误要注意：

1. 金额大小写不一致

2. 未注明货币种类

3. 事由描述模糊不清

四、证明材料要齐全：附件清单列详细

所有支持文件都要作为附件。在请款单末尾列出附件清单。常规附件包括：合同复印件、工程验收单、正规发票。每份附件要编号并写清名称。例如"附件1：XX项目施工合同（复印件）"。复印件要加盖公司公章。

五、审批流程走规范：签字盖章不能少

请款单要有明确的审批栏。审批流程通常分三步：第一步项目负责人签字，第二步财务审核，第三步总经理审批。每个审批环节要写清审批意见、审批日期。最后要加盖公司财务专用章。电子请款单要使用电子签名。

实际操作提示：

1. 纸质版用黑色签字笔填写

2. 涂改处要盖校正章

3. 审批日期不要早于请款日期

4. 存根联要妥善保管

【请款单格式模板详解】

基本格式要求：

表格形式最规范。建议使用A4纸横向排版。标题用二号宋体加粗。正文用四号仿宋。行距设置为1.5倍。重要信息可用下划线标出。

标准模板结构：

1. 标题（置顶居中）

2. 请款单位信息（左对齐）

3. 收款账户信息（另起一段）

4. 请款事由栏（分条陈述）

5. 金额明细表（表格形式）

6. 附件清单（编号排列）

7. 审批栏（预留签字位置）

8. 填写日期（右下角）

【内容编写八大要点】

1. 时间节点要明确

写清合同约定的付款时间。例如"按合同第七条约定，工程进度达50%时支付"。已完成的工作量要具体说明。比如"已完成3号楼主体结构施工"。

2. 数字信息要精确

金额精确到分。使用千分位分隔符。例如"¥258,763.50"。工程量数据要附带单位。如"混凝土浇筑500立方米"。

3. 法律条款要对应

引用合同具体条款。如"根据合同附件二付款条款第3项"。涉及验收标准要注明依据文件。例如"按GB50204-2015标准验收合格"。

4. 语言表述要专业

避免口语化表达。正确写法："申请支付第二期工程款"。错误写法："我们要收第二笔钱"。专业术语要准确，如"进度款""结算款"区分清楚。

5. 版本管理要规范

同一项目多次请款要注明版本。例如"XX项目请款单（第三次）"。修改版本要注明修改日期。电子文档要用"XX公司请款单_20230801"格式命名。

6. 联系人信息要有效

确保联系电话24小时畅通。建议同时留固定电话和手机。电子请款单要留企业邮箱和即时通讯账号。

7. 支付方式要具体

写明要求付款方式。银行转账要写清账户信息。支票付款要注明收款人名称。电子支付要提供平台账号。

8. 时间要求要合理

写明期望付款时间。例如"请于2023年9月30日前支付"。要考虑对方财务流程，预留足够审批时间。

【审批流程四步走】

第一步：经办人填写

项目经手人完整填写请款单。检查所有数据是否准确。收集整理全部支持文件。在"申请人"处亲笔签名。

第二步：部门审核

部门主管核对项目进度。确认已完成工作量与请款金额匹配。检查是否符合合同约定条件。在"部门意见"栏签署意见。

第三步：财务复核

会计人员核对往来账目。确认前期款项是否结清。检查发票真伪和有效性。财务主管审核资金计划。

第四步：领导审批

总经理综合评估资金状况。确认付款必要性。终审签字后转交财务执行。整个流程建议在5个工作日内完成。

【常见问题解决方案】

问题1：对方拖延付款怎么办？

答：在请款单注明逾期处理条款。例如"逾期付款将按每日0.05%收取违约金"。定期发送付款提醒函。

问题2：附件资料不全怎么办？

答：使用"容缺受理"方式。在请款单注明"XX资料后续补交"。但要设定补交时限并跟进。

问题3：金额发生变更怎么处理？

答：另附变更说明文件。写明金额调整原因。需双方签字确认。原合同有变更条款的要引用。

问题4：电子请款单法律效力？

答：需符合《电子签名法》规定。使用可靠电子签名。建议同步发送纸质件备份。

问题5：跨币种付款注意事项？

答：注明汇率换算标准。写明以付款当日哪个时点汇率为准。建议约定固定汇率避免纠纷。

【案例解析：优秀请款单示例】

XX建设集团请款单

（2023年第008号）

请款单位信息：

公司名称：XX建设集团有限公司

项目负责人：李XX 联系方式：139XXXX5678

收款账户：中国银行北京分行 账号：4563 2100 9876 5432

请款事项：

根据2023年3月15日签订的《XX大厦装修合同》（合同编号：HT2023-036），现已完成以下工作：

1. 完成全部水电改造工程（2023.5.20验收合格）

2. 完成7-12层墙面施工（2023.6.15验收合格）

3. 完成防火材料送检（报告编号：FH202306002）

申请金额：

人民币叁佰贰拾万元整（¥3,200,000.00）

其中：

- 工程进度款：¥2,800,000.00

- 材料预付款：¥400,000.00

附件清单：

1. 装修合同复印件（P1-8）

2. 工程验收单（编号：YS202306-12）

3. 增值税专用发票（No.12345678）

4. 材料采购合同（HTCL2023-022）

审批记录：

申请人：李XX 日期：2023.6.18

工程部审核：王XX 同意支付 日期：2023.6.19

财务部复核：张XX 金额无误 日期：2023.6.20

总经理审批：陈XX 同意 日期：2023.6.21

（全文共计约2300字，涵盖请款单撰写的核心要点和实用技巧）