单位对单位的催款函范文_单位催款告知函

企业催款函撰写指南（2186字）

一、催款函的基本构成要素

企业催款函需要包含六个基础部分。标题要直接写明"催款函"三个字。开头要准确填写对方单位的全称。正文第一段需要说明双方的合同关系和项目名称。比如"我方与贵方在2025年签订了XX项目服务合同"。

第二段要明确欠款金额和拖欠时间。金额需要同时用汉字和数字两种方式书写。例如"截至2025年5月，贵方尚有人民币伍拾万元整（￥500,000）服务费未结清"。这部分要注明具体的欠款截止日期。

第三段要引用法律条款。根据民法典第676条规定，借款方逾期还款需要支付利息。催款函可以写明"依据民法典第676条，贵方需在10个工作日内结清欠款及逾期利息"。注意要写明具体的法律条款编号。

第四段要设定付款期限。这个期限需要合理，通常给10-15个工作日。要具体到年月日，比如"请于2025年6月15日前完成支付"。同时要写明付款账户信息。

结尾部分需要留下联系方式。包括联系人姓名、职务、电话和邮箱。最后要写明发函单位的全称和发函日期。日期建议使用中文数字，如"二〇二四年五月二十日"。

二、法律条款的正确使用

民法典是催款函的主要法律依据。第676条明确规定逾期付款需要承担利息。在函件中要完整引用法律条文内容。可以这样写"根据民法典第676条规定，借款人逾期还款需按约定支付利息"。

引用法律时要注意三点。第一要写明具体条款编号。第二要说明该条款与当前事项的关联性。第三要注明法律后果。例如"如未按期支付，我方将保留起诉权利"。

要注意法律条款的时效性。2025年1月1日起施行的民法典替代了之前的合同法。催款函中不能引用已废止的法律条文。建议定期核对法律条文是否有更新。

三、规范格式的三大要点

催款函必须使用正式文件格式。页眉要包含单位名称和logo。正文使用宋体小四号字，1.5倍行距。段落首行缩进两个字符。重要数据要用加粗显示。

双方信息要完整准确。发函方信息包括单位全称、地址、邮编、电话。收函方信息要与其营业执照完全一致。如果是集团公司，要具体到分公司的名称。

付款信息要详细明确。必须写明开户行全称、账户名称、银行账号。例如"开户行：中国工商银行北京分行朝阳支行，户名：某某公司，账号：123456789"。跨境支付还需注明SWIFT代码。

四、公证的必要性分析

日常催款不需要公证。普通催款函具有法律效力。只要内容真实、格式规范，就能作为诉讼证据。公证会增加时间和经济成本。

三种情况建议公证。第一是涉及大额资金（500万以上）。第二是对方多次拖延付款。第三是准备进入法律程序前。公证可以强化证据效力。

公证需要准备的材料包括：营业执照复印件、法定代表人身份证、合同原件、往来凭证。公证处会对函件内容进行核实，整个过程需要3-5个工作日。

五、撰写时的注意事项

数据准确性最重要。金额、日期、账号等信息要反复核对。建议两人以上交叉验证。小数点后保留两位，大写数字要注意"零"的正确用法。

语气要专业但不失礼貌。避免使用"必须""立即"等命令式词语。改用"请""望"等礼貌用语。例如"望贵司尽快安排付款"比"必须马上付款"更合适。

发送方式要注意法律效力。建议同时使用EMS邮寄和电子邮件。邮寄要保留签收回执，邮件要使用企业邮箱。发送后需做好记录，包括发送时间、方式和内容概要。

催款函要编号管理。建议采用"年份+部门+序号"的格式，如"2025-CW-001"。建立专门的登记台账，记录每份函件的发送对象、金额和跟进情况。

遇到复杂情况要咨询律师。比如对方提出质量异议，或存在合同变更的情况。律师可以帮助评估风险，调整催款策略。专业法律意见能有效降低诉讼风险。

六、常见错误规避指南

不要遗漏关键信息。检查是否包含以下要素：双方全称、合同编号、欠款金额、付款期限、法律依据、联系人信息。缺少任何一项都可能影响法律效力。

避免使用模糊表述。"部分款项""相关费用"等用语不明确。要具体写明"2025年3月服务费尾款人民币30万元"。时间要精确到日，金额要精确到分。

注意诉讼时效问题。根据民法典规定，普通债务诉讼时效为3年。如果欠款超过3年未主张权利，可能丧失胜诉权。催款函发送要及时，并保留送达证据。

电子文档要规范管理。建议建立专门的催款函模板库。设置修改权限，避免非授权改动。每次使用模板时，要另存为新文件并注明使用日期。

七、特殊情况应对策略

对方失联时的处理办法。首先通过多种渠道联系，包括注册地址、关联企业、行业主管部门。仍无法联系时，可在省级以上报纸公告催款，保留刊登凭证。

跨境催款的注意事项。要注明结算币种，写明汇率基准日。例如"按2025年5月20日中国银行外汇牌价折算"。涉及不同法域时，要注明适用法律。

分期还款的处理方式。如果同意分期，需签订书面协议。明确每期金额、时间和违约责任。约定如有一期逾期，全部债务视为到期。每次还款要开具收据。

八、后续跟进管理要点

建立催款进度表。记录每次沟通的时间、方式和结果。建议使用表格管理，设置提醒功能。超过付款期限3天未回复，应启动二次催款流程。

完善证据链管理。收集整理合同、送货单、验收单、对账单等全套文件。电子文档要打印归档，纸质文件要扫描备份。重要文件需加盖骑缝章。

定期进行账款分析。按账龄将应收账款分类：30天内、31-90天、91-180天、超180天。不同账龄采取差异化的催收策略。超过1年的欠款要重点跟进。

通过系统学习这些要点，企业可以规范催款函的撰写，有效维护自身权益。实际操作中要结合具体情况灵活调整，必要时寻求专业法律支持。规范的催款管理不仅能加速回款，还能提升企业的风险管理能力。